Version docx 2 Mo

Version doc 2,5 Mo

Cette question légitime est de plus en plus d'actualité et nous est très souvent posée par les nombreux clients que nous rencontrons régulièrement.

La réponse n’est pas immédiate car elle repose sur une kyrielle d’usages qui optimisent notre temps, la qualité du service que nous rendons, et des coûts informatiques plus classiques (achats, intégration, support, …).

Si nous prenons une approche macroscopique nous pouvons nous rendre compte que le gain de temps (15% en moyenne étude Forrester), à produire de l’information ou à l’analyser au travers des outils Word, Excel et PowerPoint pour ne parler que de ceux là, est source d’économies fortes pour l’entreprise. 15% de temps gagné à l’échelle d’un individu c’est important, à l’échelle d’une entreprise en période de crise c’est un gain énorme (certains se sont amusés à faire une projection à l’échelle de la planète. http://www.nitinparanjape.com/maxoffice/internaldoc/Personal%20productivity%20and%20organizational%20efficiency%20whitepaper.doc ).

Les gains peuvent être parfois plus spectaculaires pour certains usages que je vais maintenant brièvement citer car il est impossible de tous les recenser.

Quelques Gains importants

• Simuler des calculs : les fonctions de simulation sont souvent inconnues alors qu’elles permettent là encore de gagner énormément de temps : Sensitivity analysis and What-If analysis
• Agréger des gros volumes d’information : le support du million de lignes dans Excel permet à de nombreux utilisateurs de gagner un temps énorme de consolidation d’informations qui étaient souvent saucissonnées dans plusieurs fichiers. Par exemple un client m’a dit gagner plusieurs jours de travail dans la consolidation de logs.
• Télécharger un gros fichier : lorsqu’on sauvegarde dans le nouveau format (nom barbare : OpenXML, nom plus simple .docx, .xlsx, .pptx) on peut gagner énormément de place car le fichier est compressé (gros gains sur les fichiers sans image comme les gros fichiers Excel). Là encore on gagne du temps de téléchargement et accessoirement de la place et de la bande passante.
• Nettoyage de document : passer quelques minutes à nettoyer une présentation PPT avec des commentaires c’est désormais une affaire de quelques secondes puisqu’en un clic on nettoie un document de toutes informations personnelles (commentaires, notes, nom de l’auteur, propriétés…) grâce à l’inspection de document. On gagne en temps et en qualité/confidentialité.
•  Temps de mise en page : il est désormais simple et rapide de créer des documents grâce à la multitude d’outils simples d’usage qui ne nécessitent pas d’être un expert mais juste d’être un homme averti (qui en vaut deux). L’usage des thèmes, des smart arts, du traitement des images… http://office.microsoft.com/fr-fr/word/CH100740901036.aspx?pid=CL100729331036
• Calculer plus vite : pour certains métiers (notamment dans la finance) pouvoir effectuer des calculs rapides sur des masses d’informations importantes est parfois critique. Plus vite est fait le calcul plus l’entreprise peut être réactive http://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa730921.aspx

Quelques Gains appréciables

• Recherches : Dans un monde anglophone, global où nous travaillons avec des personnes de toutes cultures parlant et donc communicant dans des langues différentes les outils de Dictionnaire, Synonyme et Traduction sont d’une aide importante (y compris disponible dans ses emails). Il est même possible de rechercher à partir d’un mot dans différentes ressources
  

  

  
  

• Réductions du nombre d’actions : La distance parcourue par la souris, ou le nombre de clics pour remplir une tâche sont réduits de 50% grâce entre autre aux fonctionnalités de prévisualisation, de mini bar, de ruban contextuel. Cela peut paraître dérisoire mais c’est du temps gagné pour certains et un avantage énorme pour ceux qui font déplacer la souris par un stylo optique tenu dans la bouche (comme une personne tétraplégique par exemple) ou pour j’espère un jour ceux qui pourront commander la souris par la pensée (Brain Computer Interface : http://www.cbsnews.com/video/watch/?id=4564186n)

Quelques Gains de qualité

•  L’arrivée des Equations va aider de nombreuses personnes qui se tiraient les cheveux pour représenter des équations un peu complexes qui étaient difficilement lisibles ( )
• La Mise en page est grandement facilitée et permet de donner rapidement un aspect très professionnel à ses documents sans expertise. Les thèmes, les Smart Arts, les pages de garde, les zones de texte, les images en 3D avec des effets comme les reflets.
  

  
• Les QuickParts qui portent bien leur nom permettent d’insérer rapidement des blocs d’informations statiques (bloc de construction : un clausier, une signature, une adresse, un copyright…) ou dynamiques (propriétés ou champs : des dates, l’auteur, des listes de choix…). Cela permet de confectionner plus rapidement des documents de meilleures qualités car homogènes.

Quelques Gains produits

• Certains clients achètent des outils tiers complémentaires qui sont désormais intégrés et supportés par Microsoft

o   Sauvegarder au format PDF : natif dans Office 2007 (à partir du SP2, en download gratuit avant)

o   Insérer des diagrammes riches : natif via les Smart Arts

o   Dictionnaire, Synonymes, Traduction

o   Compression d’emails : les pièces attachées sont compressées à la volée par ces outils et ce n’est plus nécessaire pour les fichiers Office 2007 dans le nouveau format

o   Outil de traitement d’image : pour mettre en relief, donner des effets de reflets, d’ombres, de lumières, d’arrondis, de remplissage de forme… il n’est plus nécessaire désormais d’acheter un outil tiers

Quelques Gains sociaux

• Office 2007 est un produit très innovant et très apprécié du grand public : « D’après l’observatoire des usages internet de Médiamétrie basé sur un échantillon de 2000 individus âgés de 11 ans et plus interrogés entre juillet et septembre 2008, 9.3 millions personnes ont Office 2007 à la maison » 
• Office 2007 est plus riche, plus simple d’usage et plus accessible (zoom, accélérateurs, resizing d’écran automatique, menu bar…)
• Office 2007 est utilisé à la maison comme en entreprise : http://blogs.msdn.com/frogzfr/archive/2008/12/03/lettre-au-p-re-no-l-je-voudrais-un-office-2007.aspx
  

  
• Office est bien connu des utilisateurs (500 millions) depuis longtemps (Word à 25 ans)
• Office a le plus grand support utilisateur international  avec de nombreuses communautés qui s’entraident et facilitent l’apprentissage
• Des contenus spécifiques pour l’éducation sont disponibles gratuitement et démontrent de façon pédagogique l’intérêt évident d’utiliser Office 2007 quelque soit son usage
• De nombreux utilisateurs et entreprises ignorent qu’ils peuvent disposer d’Office 2007 pour un prix modique (moins de 30 €).

Quelques Gains techniques

• Les gains techniques sont très nombreux. Ils concernent les outils de packaging et de déploiement, les outils de développements permettant d’étendre les fonctionnalités d’Office 2007, le format de fichier qui est plus robuste et plus compact ainsi que les améliorations sur la gestion de la sécurité. Ces éléments techniques sont très bien recensés ici :  http://technet.microsoft.com/fr-fr/office/desktop/default.aspx et ici: http://msdn.microsoft.com/en-us/office/default.aspx

·        

• Un client m’a raconté une anecdote assez intéressante sur le format OpenXML qu’il a fortement apprécié car un de ses utilisateurs avait altéré un fichier critique par des actions répétitives de copier/coller. En effet des multitudes d’images invisibles mais très gourmandes en taille et en temps d’affichage avaient été ajoutées (on sait que les designers de sites ajoutent beaucoup d’images invisibles pour des questions de présentation). Mon interlocuteur était ravi d’avoir pu ouvrir le fichier en mode zip (renommer le .docx en .zip)  et d’avoir pu enlever toutes les images en un clic alors que cela aurait pris des heures en mode visuel.
  

  

  
  

Ici ne sont pas du tout listés les gains obtenus dans les usages de collaboration, de communication, de dématérialisation… qui nécessitent des infrastructures serveurs. Ceux-ci peuvent et doivent bien sûr s’ajouter aux gains globaux quand cela a du sens pour le client. D’ailleurs de nombreuses études montrent des gains importants

Je n’aborde pas non plus les effets de la nouvelle interface sur les utilisateurs que souvent on appréhende comme étant un centre de coût alors que de nombreuses études nous prouvent l’inverse même s’il est indéniable qu’il y a une période d’apprentissage. Si l’accompagnement est recommandé, car il optimise les usages et donc les coûts et les bénéfices, nous offrons gratuitement une multitude de supports pour que nos clients s’assurent que l’arrivée d’Office 2007 sur le poste de travail de leur collaborateur soit un véritable succès.

Conclusion

Le temps que nous passons dans les outils Office (plusieurs heures par jours), le nombre d’utilisateurs d’Office dans le monde, la richesse fonctionnelle, les gains de temps et de qualité dégagés par Office 2007 devraient nous inciter à bien étudier un meilleur usage d’Office 2007 dans la période de crise que nous traversons.